Создание электронных архивов
Совместно с наших технологическим партнером – компанией ЗАО «ЛМА», мы предлагаем комплексную услугу – создание электронного архива, предусматривающего
Многообразие электронных архивов
Все многообразие электронных архивов, создаваемых нами для наших заказчиков, можно разделить на несколько групп:
- государственные (муниципальные) электронные архивы;
- электронные ведомственные (корпоративные) архивы;
- архивы электронных документов;
- технические архивы;
- специализированные (технологические) электронные архивы, в том числе оперативные электронные архивы.
При создании электронного архива для указанных групп важно учесть все организационные, методологические, технологические и законодательные особенности.
Вне зависимости от этих особенностей любой электронный архив предполагает работу потребителей (как людей, так и иных информационных систем) с документацией в электронном виде, что влечет за собой необходимость создания архива электронных документов, которые образуются как за счет сканирования бумажных документов (ретроспективное/запросное и оперативное), так и за счет потребления документов, изначально созданных в электронном виде. При этом обязательным требованием к создаваемому архиву является необходимость встраивания функций архива в процессы работы организации/предприятия, что влечет за собой необходимость интеграции с основными оперативными (учетными) системами.
При этом электронный архив всегда выступает в двух ролях: в сервисной роли и в архивной роли. Сервисная роль определяет требования к функциям использования содержимого электронного архива в процессах предприятия, а архивная – функции хранения в течение требуемых сроков содержимого архива – электронных документов. Часто сервисная роль архива выражается в необходимость быть интегрированным с другими информационными системами, а архивная роль – в соответствии с правилами и нормами (например, соответствие правилам архивного дела).
Преимущества электронного архива:
— Быстрый поиск и доступ к нужному документу.
— Удобное архивирование документов.
— Одновременная работа нескольких сотрудников с одним документом.
— Ни один документ никогда не будет потерян.
— Понятная и, что немаловажно, автоматическая систематизация и сортировка архива.
— Полный учет и контроль доступа к документам.
— Удобство ведения архива.
Все эти преимущества увеличивают производительность ваших сотрудников при работе с документами, а, следовательно, электронный архив приносит ощутимую коммерческую выгоду.
Мы предлагаем вам полный комплекс работ по созданию вашего электронного архива:
— Сканирование любых документов (как сшитых, так и не сшитых, любого формата)
— Распознавание необходимых документов
— Индексация изображений
— Дополнительный ввод данных
Наличие мобильных бригад позволяет нам осуществлять все работы на территории клиента, где бы он ни находился. Это решает все вопросы с перевозкой документов и конфиденциальностью информации.